Einfache Reisekostenabrechnung mit SAP Concur

Geschäftsreisen sind sehr zeitintensiv, deren Abrechnung von Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Restaurantkosten ebenfalls: Geschäftsreisende müssen nicht nur sämtliche Kostenbelege sammeln und der Abrechnung beifügen, sie dokumentieren die Reisekosten auf Papierbögen und reichen diese in einem Umschlag verpackt bei der Reisekostenstelle ein. Werden Daten im Workflow mehrfach erfasst und fehlen direkte Anbindungen an die Systemlandschaften, ist solch ein Prozess aufwändig und zeitintensiv. So auch bei der Felix Schoeller Group.

Das 1895 gegründete Familienunternehmen hat sich auf die Produktion von Dekor-, Foto- und Digitaldruck- sowie Trenn- und Verbundpapier spezialisiert. Darunter Dekor- und Vliespapiere zur dekorativen Oberflächen- und Raumgestaltung und Verbundlösungen für die Lebensmittelindustrie. Die Spezialpapiere kommen bei Kunden rund um den Globus zum Einsatz.

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Reisekostenabrechnung ist ein Zeitfresser

Für Standardprodukte und individuelle Kundenlösungen hat das Familienunternehmen im Jahr 2019 knapp 450 Tausend Tonnen Papier verarbeitet. Um im stark umkämpften Wettbewerb hohen Qualitäts- und Effizienzansprüchen gerecht zu werden, digitalisierte die Felix Schoeller Group bereits unterschiedliche Geschäftsprozesse. Einer davon ist die Reisekostenabrechnung, die das Unternehmen durch Gespräche mit zahlreichen Mitarbeitern als potenziellen Digitalisierungsprozess identifizierte. Im Sinne eines nutzerzentrierten Prozesses identifizierten die Beteiligten direkt zu Beginn Problemstellen und Bedürfnisse im Gesamtprozess. Auf dieser Basis entwickelte das Projektteam einen Anforderungskatalog und glich diesen mit dem Leistungsspektrum zahlreicher Toolanbieter ab. Die Wahl fiel dabei auf die cloudbasierte Reisekosten-Software SAP Concur. Die Digitalisierungsexperten der Telekom kümmerten sich um die technische Umsetzung – von der Implementierung der neuen Lösung bis zu deren Integration in die SAP-Systemlandschaft.

Reisekosten effizient und systemübergreifend abrechnen

Die gesamte Projektphase war geprägt von einem regelmäßigen Austausch mit den Nutzern: Mitarbeiter waren von Anfang an Teil des Testing-Teams. Die umfassende Testphase des Projektteams und das Mitarbeiterfeedback ermöglichten es, die neue Software nach den Bedürfnissen der Nutzer zu konfigurieren. So unterstützen nun OCR-Erkennung, angepasste Eingabeformulare sowie eine integrierte Plausibilitätsprüfung das Erstellen der Abrechnung. Das System überprüft automatisch, ob alle Angaben und Belege vollständig hinterlegt sind. Auch das manuelle Nacherfassen von Daten ist nun nicht mehr erforderlich, da SAP Concur Expense vollständig in die bestehende SAP-Landschaft des Unternehmens integriert ist. Und damit ein weiteres Fokusthema im Rahmen des Digitalisierungsprojektes erfolgreich umgesetzt wurde.

„Die nutzerzentrierte Entwicklung von neuen Buchungs- und Abrechnungsprozessen sowie die Integration in unsere bestehenden Systemlandschaften waren Kernthemen unserer Anforderungen. Dieses konnten wir sowohl mit unserem neuen Buchungssystem als auch mit SAP Concur als Expense-Komponente umsetzen“, sagt Projektleiterin Hannah van der Sijde. „Die geräteübergreifende Synchronisierung ermöglicht es den Reisenden, von unterwegs ihre Abrechnung vorzubereiten und schnell abzuschließen“, ergänzt Swen Klodner, Leiter des Travelmanagements. Mehr noch: Mit wenigen Klicks ist es für Vorgesetzte möglich, Abrechnungen freizugeben. Statt mit Papierdokumenten und Excellisten rechnen die Mitarbeiter in allen deutschen Schoeller-Niederlassungen ihre Reisekosten nun per Smartphone oder Tablet ab. Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Bewirtungsbelege lassen sich bequem per App verwalten: Abfotografierte Quittungen ersetzen die Zettelwirtschaft, digitale Kostenbelege lassen sich der Abrechnung auf Knopfdruck hinzufügen.

Digitalen Wandel mit Change Management begleiten

Nicht nur ein überzeugendes Ende-zu-Ende Design und ein intuitiv bedienbares Interface sind wichtig, um Mitarbeiter von den Vorteilen digitaler Tools zu überzeugen. Damit diese die neuen Lösungen annehmen, müssen Unternehmen Umstellungen wie diese mit einem Transformationsprozess begleiten, der auf die Bedürfnisse und technischen Fähigkeiten der Mitarbeiter abgestimmt ist. Die Telekom unterstützte die Umstellung auf SAP Concur mit einem Workshop, in dem die Experten Nutzergruppen und Kundenbedürfnisse identifizierten und passende Change-Management-Maßnahmen ableiteten. Durch diese Impulse wussten Management und Projektteam, wie sie auf die Mitarbeiter zugehen und wie sie diese von Anfang an in den Change-Prozess einbinden konnten. „Der enge Austausch mit unseren Mitarbeitern war uns sehr wichtig“, sagt Projektleiterin Hannah van der Sijde. „So konnten wir Sorgen und Berührungsängste identifizieren – und unseren Mitarbeitern beide Ängste nehmen.“ Durch das erfolgreiche Change Management schaffte die Felix Schoeller Group eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitern gegenüber SAP Concur.

SAP Concur

Die cloudbasierte Software as a Service (SaaS)-Lösung SAP Concur bietet Unternehmen ein flexibleres und skalierbares Reisekostenmanagement. Um Reisekostenprozesse von der Buchung von Dienstreisen bis zur Reisekostenabrechnung eng miteinander zu verknüpfen, setzt sich die SAP-Lösung aus zwei Komponenten zusammen:

-      Mit dem Reisekosten-Management SAP Concur Travel können Unternehmen Reisedaten über das gesamte Partner-Ökosystem transparent verwalten – vom Verkehrsmittel bis zur Hotelübernachtung.

-      Über SAP Concur Expense können Anwender Reisekosten digital abrechnen und genehmigen lassen. SAP Concur erlaubt ein automatisiertes Ausgaben-Management, das sich über native Schnittstellen in bestehende ERP-Systemlandschaften integrieren lässt.

KUNDENSTECKBRIEF FELIX SCHOELLER GROUP

Name: Felix Schoeller GmbH & Co. KG

Gründung: 1895

Hauptsitz: Osnabrück

Filialen: 19 Standorte in 11 Ländern

Mitarbeiter: 3.777

Jahresumsatz: 926 Millionen Euro (2019)

DEUTSCHE TELEKOM UND FELIX SCHOELLER GROUP

Die Aufgabe: Papierproduzent Felix Schoeller wollte sein Reisekostenmanagement digitalisieren. Die hauseigene Digitalisierungseinheit entschied sich für SAP Concur Expense als passende Lösung für die digitale Abrechnung der Reisekosten aller deutschen Standorte. Bei Implementierung und Einführung sollte ein Digitalisierungsexperte unterstützen.

Die Lösung: Das niedersächsische Familienunternehmen entschied sich für die Telekom als Systemintegrator. Die Digitalisierungsexperten implementierten SAP Concur und integrierten die Lösung über eine native Schnittstelle in die SAP-Systemlandschaft. Begleitend zur Einführung führte die Telekom einen Change Management-Workshop durch.

Die Vorteile: Der digitale Abrechnungsprozess erfolgt ohne Medienbrüche per Smartphone oder Tablet. Reisekosten lassen sich nun effizient abrechnen. Die Change Management-Maßnahmen halfen, die Nutzer optimal vorzubereiten und deren Akzeptanz gegenüber dem neuen Tool